“In de weekendeditie van de New York Times staat evenveel informatie dan een mens in de Middeleeuwen in zijn hele leven te verwerken kreeg.” Deze quote geeft aan dat er veel informatie op ons afkomt. De kunst is het filteren van de juiste informatie en daar vervolgens het juiste meedoen. Om te overleven met al deze informatie is het goed om selectief zijn. Om jouw effectiviteit te vergroten geven we vijf tips.
1. Wat is je doel?
Het begint vrijwel altijd met het doel. Als je weet waar je naar toe wilt, kun je gaan sorteren. Welke informatie is relevant voor je doel, en wat niet? Zonder duidelijk doel kan alles wat op je afkomt relevant zijn maar evengoed ook niet. Het is daarom ontzettend inefficiënt om dan maar alles in je op te nemen. Door een duidelijk doel te stellen kun je alles om je heen scannen op relevantie. Vervolgens pik je alleen de nuttige informatie op en met de rest doe je vervolgens niks.
2. Geef je grenzen aan
Voor jezelf en de mensen om je heen is het wel anders als je selectief wordt. Het is daarom voor alle partijen goed als jij je grenzen aangeeft. Valt iets buiten de scope van een project, geef er dan geen aandacht aan. Als een collega iets van je vraagt wat niet in je takenpakket zit, mag je gewoon weigeren. Geef dan wel aan waarom je weigert. Als de hoeveelheid werk steeds blijft toenemen, meld dit dan aan je leidinggevende.
3. Effectief communiceren
Om duidelijk je grenzen te stellen moet je wel stevig in je schoenen staan. Het begint met communicatie. Breng de boodschap duidelijk over. Maar wel zo dat het geen urenlange discussies veroorzaakt. Communiceer daarom kort en bondig met een motivatie waar geen speld tussen te krijgen is. Ander onderdeel van effectief communiceren is alleen antwoorden op gerichte vragen. Een e-mail die geen duidelijk opdracht heeft, hoeft niet door jou geïnterpreteerd te worden. En afsluiten met ‘bij voorbaat dank’ betekent dat je na het antwoord van de ontvanger niet nog eens een bedankje stuurt.
4. Maak gebruik van de middelen
Overal om ons heen zijn er zaken die bij kunnen dragen aan jouw effectiviteit. Onze smartphones en computers bieden allerlei hulpmiddelen. Een goed voorbeeld is het e-mailprogramma van Microsoft Office, Outlook. Met een minimaal aantal acties organiseer je je e-mail op categorie, relevantie en urgentie. Maak daar gebruik van. Heb je het gevoel dat je steeds onderbroken wordt? Of heb je tijdgebrek om al je taken te vervullen? Doe dan eens een cursus time management.
5. Balans tussen stress en ontspanning
Grote spanning heeft grote ontspanning nodig. Je leest weleens over mensen in hooggeplaatste posities met een extravagant privéleven. Dit is een goed voorbeeld. Heb je veel stress ervaren? Zorg dan voor veel ontspanning. Neem afstand van je werk en zorg dat je een tijdje geen prikkels van je werk krijgt. Je zult merken dat je daarna weer veel meer aankunt. Heb je een relatief rustige week gehad, dan is er automatisch minder behoefte aan ontspanning. Althans het hoeft dan niet extreem te zijn. Zorg daarom dat je voor jezelf de balans vindt om jouw effectiviteit te vergroten.
Effectiever werken doe je vooral zelf. Uiteraard wordt er door je omgeving veel verwacht. Maar als jij duidelijk je grenzen aangeeft en daar zelf consequent mee omgaat, vergroot je jouw effectiviteit onmiddelijk.
