Over plekken waar een kopieermachine staat, doen vele verhalen de ronde. En als er dan over ‘veilig’ wordt gesproken, dan gaat dit vaak niet over veiligheid van gegevens die kopieermachines verwerken. Toch is het niet onbelangrijk om hierbij stil te staan als organisatie. In dit artikel worden de risico’s dan ook verder uitgelicht en hoe deze tegelijkertijd ook tot een minimum kunnen worden beperkt.
Wet-en regelgeving
Sinds 25 mei moet elke organisatie voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, oftewel AVG. Hierin worden strenge eisen gesteld over de manier waarop bedrijven omgaan met persoonsgegevens. Dit geldt ook voor een kopieermachine. Sterker nog, als bedrijven hun systemen niet voldoende beveiligen, kan dit leiden tot hoge boetes. Deze vorm van beveiliging valt onder cyberbeveiliging en is één van de meest actuele en ingrijpende onderwerpen. Vaak gaat dit natuurlijk om grote datalekken die leiden tot enorme schadeposten. Maar ook op een wat kleiner niveau, zoals bij een kopieermachine, kan data in ongewenste handen komen.
Veiligheidsmaatregelen bij een kopieermachine
Onze werkplekken worden steeds digitaler en ook printopdrachten vinden steeds vaker plaats via (internationale) digitale netwerken, waarbij verschillende apparaten verbonden zijn in de cloud. Daarnaast kan een kopieermachine tegenwoordig veel meer dan kopiëren en is onderdeel van de invoer, uitvoer, overdracht en opslag van bedrijfsgegevens. Veiligheidsmaatregelen zijn dan ook zeker nodig. Veelal heeft de leverancier, zoals Ricoh hier al goed over nagedacht gelukkig.
- Certificeringsnormen voor apparatuur (v.b. IEEE 2600-norm) en organisatie (v.b. ISO 27001)
- A-merken met eigen besturingssysteem en apparaat taal
- Toegangscontrolemogelijkheden: wachtwoord, ID-card
- Gegevenscodering tijdens gegevensoverdracht en opslag
- Gegevensoverschrijving bij afgeronde, nieuwe taken of bij uitloggen
- Kopieerbeveiliging door kopiëren met onzichtbaar patroon dat zichtbaar wordt bij scannen
- Functies voor volledige gegevensvernietiging van de harde schijf
- Fysieke beveiligingen, zoals vergrendelingen en kabelafdekking
Naast de veiligheidsfuncties van een kopieermachine is het ook mogelijk om te werken professionele software voor extra mogelijkheden. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om met PaperCut een gebruiker toegang te geven tot het beheer van opgeslagen gegevens rondom het printgedrag, één van de eisen van de nieuwe wetgeving AVG.
Kopieermachine veiligheidsadvies
Hopelijk heeft u met deze informatie een beter beeld van de gegevensverwerking met betrekking tot een kopieermachine. Professionele leveranciers hebben de nodige maatregelen voor u al getroffen, maar dat is in de meeste gevallen nog niet voldoende. Daarmee sluiten we dit artikel graag af met het volgende advies: doe het veilig, kies voor een kopieermachine van Hofax. Of zorg in elk geval voor een goede voorlichting van één van onze ervaren medewerkers.